REGOLAMENTO PER IL COINVOLGIMENTO DEI LAVORATORI DEGLI UTENTI E DEGLI ALTRI SOGGETTI

DIRETTAMENTE INTERESSATI ALLE ATTIVITA' DELL'IMPRESA SOCIALE

PREMESSE:
1. I.G.C. S.R.L. IMPRESA SOCIALE esercita le proprie attività perseguendo finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale, secondo la disciplina applicabile alle imprese sociali.
2. I.G.C. S.R.L. IMPRESA SOCIALE opera principalmente nella diffusione della musica, dell'arte, della formazione didattica e professionale, con particolare attenzione al canto corale, al canto ed alla cultura in generale.
3. Il presente regolamento disciplina, in modo proporzionato alla natura, alle dimensioni e all'attuale assetto organizzativo dell'impresa sociale, le modalità di coinvolgimento dei soci, dei lavoratori, degli utenti e degli altri soggetti direttamente interessati alle attività.
4. Il regolamento è adottato in attuazione dell'art. 11 del D.lgs. 3 luglio 2017, n. 112, delle Linee guida adottate con Decreto del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali del 7 settembre 2021 e dell'art. 23 dello statuto sociale.
5. L'art. 23.1 dello statuto prevede l'approvazione da parte dell'assemblea di un apposito regolamento aziendale per disciplinare adeguate forme di coinvolgimento dei lavoratori, degli utenti e degli altri soggetti direttamente interessati alle attività della società.
6. Il coinvolgimento disciplinato dal presente regolamento non sostituisce gli obblighi informativi, consultivi o partecipativi previsti da norme inderogabili, contratti collettivi, normativa in materia di salute e sicurezza, privacy, tutela dei consumatori, statuto o altre disposizioni applicabili.

ARTICOLO 1 - OGGETTO E FINALITÀ
1. Il presente regolamento definisce criteri, soggetti, strumenti, tempi e responsabilità relativi al coinvolgimento dei lavoratori, degli utenti e degli altri soggetti direttamente interessati alle attività di I.G.C. S.R.L. Impresa Sociale.
2. Il regolamento mira a rendere il coinvolgimento effettivo, tracciabile e proporzionato, consentendo ai soggetti interessati di ricevere informazioni adeguate, formulare osservazioni e incidere, nei limiti previsti dalla legge e dallo statuto, sulle decisioni che riguardano le condizioni di lavoro, la qualità dei beni o servizi, l'impatto sociale e l'organizzazione delle attività.
3. Il coinvolgimento ha natura consultiva e partecipativa, salvo diversa previsione inderogabile di legge o dello statuto. I pareri, le proposte e le osservazioni raccolte non sono vincolanti per l'organo amministrativo, che resta responsabile delle decisioni gestionali, ma devono essere valutati in buona fede e con adeguata motivazione.
ARTICOLO 2 - DEFINIZIONI
1. Impresa sociale: I.G.C. S.R.L. IMPRESA SOCIALE, società a responsabilità limitata con qualifica di impresa sociale ai sensi del D.lgs. 112/2017.
2. Coinvolgimento: meccanismo di informazione, consultazione o partecipazione volto a consentire ai soggetti interessati di esercitare un'influenza sulle decisioni dell'impresa sociale, in particolare su condizioni di lavoro e qualità dei beni o servizi.
3. Lavoratori: i dipendenti e gli altri prestatori di lavoro stabilmente inseriti nell'organizzazione dell'impresa sociale, ove presenti.
4. Utenti: i destinatari, beneficiari, fruitori o utilizzatori delle attività, dei servizi o dei progetti realizzati dall'impresa sociale, inclusi, ove pertinenti, coristi, partecipanti a corsi, masterclass, workshop, eventi, affiliati, artisti, gruppi musicali o corali, beneficiari di iniziative culturali, formative o sociali.
5. Volontari: i soggetti che, ove presenti e nei limiti consentiti dalla normativa applicabile, prestano attività personale, spontanea e gratuita a favore dell'impresa sociale.
6. Altri soggetti direttamente interessati: soggetti portatori di un interesse concreto, anche diffuso, ma puntualmente individuato, collegato alle attività dell'impresa sociale, quali enti partner, associazioni, federazioni, istituzioni culturali o formative, comunità territoriali, famiglie o caregiver degli utenti, committenti istituzionali, organismi rappresentativi, sostenitori o altri stakeholder rilevanti.
7. Rappresentanti: i soggetti designati dalle categorie coinvolte secondo il presente regolamento per partecipare alle consultazioni e, ove previsto, alle assemblee senza diritto di voto.
ARTICOLO 3 - PRINCIPI GENERALI
1. Adeguatezza: le modalità di coinvolgimento sono proporzionate alle dimensioni, alla struttura, alle attività e alle categorie effettivamente presenti o interessate.
2. Effettività: le procedure devono consentire una reale possibilità di conoscenza, confronto e formulazione di proposte prima dell'assunzione delle decisioni rilevanti, quando ciò sia concretamente possibile.
3. Regolarità: il coinvolgimento e' assicurato con cadenza almeno annuale e ogni volta in cui si verifichino eventi rilevanti per le categorie interessate.
4. Accessibilità: le informazioni e gli strumenti di consultazione sono messi a disposizione con modalità comprensibili e accessibili, anche mediante strumenti telematici, tenendo conto delle caratteristiche degli utenti.
5. Trasparenza e tracciabilità: informazioni, convocazioni, pareri, esiti e motivazioni sono documentati in forma scritta e conservati dall'impresa sociale.
6. Riservatezza e protezione dei dati: il coinvolgimento avviene nel rispetto della normativa privacy, dei doveri di riservatezza e della tutela delle informazioni sensibili, commerciali, personali o comunque protette.
ARTICOLO 4 - CATEGORIE COINVOLTE E ATTIVAZIONE PROGRESSIVA
1. Alla data di adozione del presente regolamento, I.G.C. S.R.L. Impresa Sociale non ha lavoratori né volontari. Pertanto le procedure riferite a tali categorie sono previste in via condizionata e diverranno operative dal momento in cui la categoria interessata sarà effettivamente presente.
2. Le categorie ordinariamente coinvolte sono: soci, nei limiti delle competenze statutarie e societarie; utenti o beneficiari delle attività; affiliati, artisti, coristi, gruppi, partecipanti a corsi, eventi o iniziative formative, quando direttamente interessati; eventuali famiglie o caregiver; enti, organizzazioni, partner o stakeholder territoriali coinvolti in modo concreto nelle attività; lavoratori e volontari, solo ove presenti.
3. Entro sessanta giorni dall'instaurazione del primo rapporto di lavoro o dall'avvio strutturato di attività di volontariato, l'organo amministrativo integra l'elenco delle categorie attive, informa i soggetti interessati del presente regolamento e avvia la procedura di designazione o consultazione prevista dagli articoli seguenti.
4. L'assenza temporanea di una categoria non sospende l'efficacia del regolamento nei confronti delle altre categorie effettivamente presenti o direttamente interessate.
ARTICOLO 5 - INFORMAZIONE PERIODICA
1. I.G.C. S.R.L. Impresa Sociale mette a disposizione dei soggetti coinvolti, con cadenza almeno annuale e comunque in occasione della predisposizione o approvazione del bilancio sociale ove previsto, informazioni sintetiche, comprensibili e proporzionate sull'andamento effettivo e prevedibile delle attività.
2. Le informazioni annuali riguardano, in quanto applicabili: attività realizzate; qualità dei servizi o beni erogati; risultati sociali conseguiti; situazione economica generale; eventuali criticità emerse; reclami o segnalazioni ricorrenti; programmi futuri; principali modifiche organizzative; esiti del monitoraggio dell'organo di controllo, se nominato.
3. Quando saranno presenti lavoratori, l'informativa comprenderà anche condizioni di lavoro, salute e sicurezza, welfare, benessere organizzativo, conciliazione vita-lavoro, pari opportunità e ogni altro profilo rilevante per l'organizzazione del lavoro.
4. L'informativa agli utenti e agli altri soggetti interessati riguarda in particolare qualità, accessibilità, continuità, sicurezza, innovazione e miglioramento dei servizi o delle attività svolte.
5. Le informazioni sono rese disponibili presso la sede legale o operativa, se esistente, e tramite strumenti telematici idonei, quali posta elettronica, area riservata, sito internet, newsletter o altra modalità documentabile.
ARTICOLO 6 - CONSULTAZIONE ORDINARIA
1. Almeno una volta l'anno l'organo amministrativo promuove una consultazione ordinaria delle categorie attive, anche mediante incontro, assemblea consultiva, questionario, consultazione online, raccolta scritta di osservazioni o altra procedura idonea.
2. La consultazione ordinaria può avere a oggetto: qualità dei servizi; bisogni degli utenti; miglioramenti organizzativi; impatto sociale; accessibilità; sicurezza; gestione delle segnalazioni; programmazione delle attività; eventuali criticità operative.
3. La consultazione deve concedere un termine ragionevole per l'esame delle informazioni e la formulazione di osservazioni. Salvo urgenza motivata, il termine non è inferiore a quindici giorni dalla messa a disposizione dell'informativa.
4. Gli esiti della consultazione sono sintetizzati in un verbale, report o documento equivalente, conservato agli atti dell'impresa sociale e, ove opportuno, richiamato nel bilancio sociale.
ARTICOLO 7 - CONSULTAZIONE STRAORDINARIA E PARERI OBBLIGATORI NON VINCOLANTI
1. L'organo amministrativo richiede il parere obbligatorio, ma non vincolante, dei rappresentanti delle categorie attive quando siano previste decisioni suscettibili di incidere in modo rilevante sugli interessi dei lavoratori, degli utenti o degli altri soggetti direttamente interessati.
2. Rientrano tra le decisioni rilevanti, ove applicabili: chiusura, trasferimento o significativa riorganizzazione di sedi o attività; modifiche sostanziali dei servizi; modifiche statutarie sulle attività di interesse generale; rinuncia alla qualifica di impresa sociale; modifiche alle modalità di coinvolgimento; operazioni che incidano sensibilmente sulla continuità o qualità dei servizi; decisioni che comportino rilevanti cambiamenti per utenti o stakeholder.
3. Se in futuro saranno presenti lavoratori, la consultazione straordinaria riguarderà anche cambiamenti rilevanti dell'organizzazione del lavoro, condizioni di lavoro, contratti, salute e sicurezza, procedure di licenziamento collettivo o altre ipotesi previste dalla normativa applicabile.
4. Il parere è richiesto prima della decisione definitiva, salvo ragioni di urgenza, riservatezza o tutela dell'impresa sociale debitamente motivate. In caso di urgenza, l'organo amministrativo assicura comunque una consultazione compatibile con i tempi della decisione.
5. L'eventuale mancato recepimento, totale o parziale, dei pareri formulati deve essere motivato per iscritto dall'organo amministrativo entro trenta giorni dalla decisione o nel verbale della relativa deliberazione.
ARTICOLO 8 - RAPPRESENTANTI DELLE CATEGORIE COINVOLTE
1. Per ciascuna categoria effettivamente presente o direttamente interessata può essere individuato almeno un rappresentante, con funzioni consultive e di raccordo con l'organo amministrativo.
2. In assenza di lavoratori o volontari, non si procede alla designazione dei relativi rappresentanti. La designazione sarà attivata entro sessanta giorni dal verificarsi del relativo presupposto organizzativo.
3. I rappresentanti degli utenti e degli altri soggetti interessati sono individuati mediante procedura trasparente e proporzionata, anche tramite avviso, autocandidatura, consultazione online, designazione da parte di enti rappresentativi o altra modalità deliberata dall'organo amministrativo.
4. I rappresentanti restano in carica per tre esercizi, salvo revoca, dimissioni, perdita dei requisiti o diversa durata stabilita dall'organo amministrativo nel rispetto dello statuto.
5. I rappresentanti non hanno poteri gestori, non rappresentano legalmente l'impresa sociale e non possono assumere impegni in nome o per conto della stessa, salvo specifica procura o deliberazione dell'organo competente.
ARTICOLO 9 - PARTECIPAZIONE ALLE ASSEMBLEE
1. I rappresentanti delle categorie attive possono partecipare alle assemblee ordinarie e straordinarie dei soci dell'impresa sociale, senza diritto di voto, nei limiti e con le modalità previste dallo statuto, dal presente regolamento e dalla normativa applicabile. Resta fermo quanto previsto dall'art. 23.2 dello statuto sulla partecipazione, senza diritto di voto, alle assemblee convocate per l'approvazione del bilancio annuale e per le relative tematiche.
2. I rappresentanti possono chiedere di prendere la parola sulle materie di rispettivo interesse. Nelle assemblee straordinarie devono essere consultati sui punti all'ordine del giorno che riguardano le decisioni rilevanti indicate all'articolo 7.
3. La partecipazione dei rappresentanti non attribuisce diritti amministrativi o patrimoniali propri dei soci e non incide sulle competenze degli organi sociali.
ARTICOLO 10 - SOGLIE DIMENSIONALI E PARTECIPAZIONE AGLI ORGANI
1. Qualora l'impresa sociale superi due dei limiti indicati dall'art. 2435-bis, primo comma, del codice civile, ridotti della metà, e ricorrano i presupposti previsti dall'art. 11 del D.lgs. 112/2017, dovranno essere attivate le ulteriori forme di partecipazione previste dalla normativa, inclusa la nomina da parte dei lavoratori di almeno un componente dell'organo di amministrazione e dell'organo di controllo, se e nella misura applicabile.
2. Alla data di adozione del presente regolamento, l'assenza di lavoratori rende non operativa la nomina di componenti da parte dei lavoratori. L'organo amministrativo verifica annualmente la sussistenza dei presupposti dimensionali e soggettivi, anche alla luce della visura camerale, del bilancio d'esercizio e del bilancio sociale.
3. Lo statuto potrà prevedere ulteriori forme di partecipazione degli utenti o di altri soggetti interessati agli organi sociali, nel rispetto della legge, della forma societaria e dell'equilibrio della governance.
ARTICOLO 11 - SEGNALAZIONI, PROPOSTE E RECLAMI
1. Utenti, stakeholder, lavoratori e volontari, ove presenti, possono trasmettere segnalazioni, proposte o reclami attraverso canali messi a disposizione dall'impresa sociale, inclusi indirizzo email customer@igcsrlimpresasociale.it, modulo online, comunicazione scritta o altra modalità documentabile.
2. L'organo amministrativo o il referente incaricato valuta le segnalazioni in tempi ragionevoli, dando riscontro quando la natura della segnalazione lo richieda e quando sia identificabile il soggetto segnalante.
3. Le segnalazioni ricorrenti o rilevanti sono considerate nell'informativa annuale e, ove opportuno, nelle attività di miglioramento dei servizi.
ARTICOLO 12 - VERBALI, TRACCIABILITÀ E CONSERVAZIONE
1. Le attività di informazione e consultazione sono documentate mediante verbali, report, email, questionari, registri delle presenze, sintesi degli esiti o altra documentazione equivalente.
2. La documentazione è conservata per almeno cinque anni, salvo termini più lunghi previsti dalla legge o necessari per finalità probatorie, amministrative o di rendicontazione.
3. La verbalizzazione deve indicare almeno: data; soggetti o categorie coinvolte; informazioni messe a disposizione; osservazioni ricevute; eventuali pareri; decisioni assunte; motivazioni dell'eventuale mancato recepimento.
ARTICOLO 13 - PRIVACY, RISERVATEZZA E ACCESSIBILITÀ
1. Il trattamento dei dati personali nell'ambito del presente regolamento avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679, del D.lgs. 196/2003 come modificato e della documentazione privacy adottata dall'impresa sociale.
2. Le consultazioni devono privilegiare, quando possibile, dati aggregati o anonimizzati, specialmente in presenza di utenti fragili, minori, persone vulnerabili o dati appartenenti a categorie particolari.
3. I partecipanti alle procedure di coinvolgimento sono tenuti a non diffondere informazioni riservate, dati personali o informazioni aziendali non pubbliche ricevute in ragione della partecipazione.
4. L'impresa sociale adotta modalità accessibili e comprensibili per gli utenti, anche mediante linguaggio chiaro, supporti digitali, incontri facilitati o strumenti equivalenti quando necessari.
ARTICOLO 14 - RUOLO DELL'ORGANO DI CONTROLLO E BILANCIO SOCIALE
1. L'organo di controllo, previsto dallo statuto e risultante dalla visura camerale, monitora il rispetto delle disposizioni in materia di coinvolgimento previste dalla legge, dallo statuto e dal presente regolamento.
2. In coerenza con l'art. 17.3 dello statuto, l'organo di controllo esercita il monitoraggio sull'osservanza delle finalità sociali, con particolare riguardo anche all'art. 11 del D.lgs. 112/2017, e verifica che il bilancio sociale dia conto degli esiti del monitoraggio.
3. Gli esiti del monitoraggio sul coinvolgimento sono richiamati nel bilancio sociale, che lo statuto prevede all'art. 22.5 e che deve essere depositato presso il Registro delle Imprese e pubblicato nel sito internet della società.
ARTICOLO 15 - COORDINAMENTO CON STATUTO, CONTRATTI COLLETTIVI E NORME INDEROGABILI
1. Il presente regolamento si applica in coordinamento con lo statuto di I.G.C. S.R.L. IMPRESA SOCIALE, con le deliberazioni degli organi sociali e con le disposizioni inderogabili di legge.
2. In caso di contrasto tra regolamento e statuto, prevale lo statuto nei limiti consentiti dalla legge. In caso di contrasto con norme inderogabili, queste ultime prevalgono.
3. Quando saranno presenti lavoratori, il regolamento dovrà essere coordinato con il contratto collettivo applicabile, con la normativa giuslavoristica e con gli obblighi in materia di salute e sicurezza.
ARTICOLO 16 - REVISIONE DEL REGOLAMENTO
1. Il presente regolamento è verificato almeno ogni tre anni e comunque in occasione di modifiche normative, statutarie, organizzative o dimensionali rilevanti.
2. La modifica del regolamento è preceduta dalla consultazione delle categorie attive, quando la modifica incida sulle modalità di coinvolgimento o sugli interessi dei soggetti interessati.
3. Ogni modifica è approvata dall'organo competente e comunicata con modalità idonee ai soggetti interessati.
ARTICOLO 17 - ENTRATA IN VIGORE E PUBBLICITÀ
1. Il presente regolamento entra in vigore dalla data di approvazione da parte dell'Assemblea dei Soci, salvo diversa decorrenza indicata nella relativa deliberazione.
2. Il regolamento è reso disponibile presso la sede dell'impresa sociale e attraverso gli strumenti informativi ordinariamente utilizzati dall'ente.
3. Una copia del regolamento è trasmessa o resa accessibile ai rappresentanti delle categorie coinvolte e ai nuovi lavoratori o volontari, ove in futuro presenti.